Archive

© Linde AG
Akten ins Archiv? Oder in die Vernichtung? In Zeiten von Digitalisierung und DSVGO besteht häufig große Unsicherheit, wie mit Akten umgegangen werden muss oder darf. Kein Unternehmen muss jedoch aufgrund der DSVGO seine Akten, egal ob sie physisch oder digital vorliegen, alle vernichten. Mit klaren Prozessen und Regularien zur Aktenübernahme in das Archiv sowie deren dauerhafte Aufbewahrung lässt sich die Unternehmensgeschichte auch heute noch für die Zukunft dokumentieren, bei gleichzeitigem Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff. Modern und zukunftsfähig. Die GUG hat hier besondere Kompetenzen aufgebaut und nachhaltige Strategien entwickelt. Wir stehen Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung.
Historische Archive bündeln Informationen über die Entwicklungen von Unternehmen. Sie entstehen in einem strukturellen und historischen Zusammenhang einer Firma, was sie einmalig und wertvoll macht. Die Vergangenheit wird hier bewahrt und erschlossen. Gleichzeitig werden Gegenwart und Zukunft als zukünftige Vergangenheit erfasst und nutzbar gemacht. Die Sicherung dieser Informationen geschieht durch die Sammlung und Aufbewahrung von Archivgut bei besonderen konservatorischen Bedingungen.


Nicht nur die Entstehung und Entwicklung der jeweiligen Unternehmenskultur lässt sich dadurch nutzen und weiterentwickeln. Sowohl Rechtssicherheit als auch die Wahrung der eigenen Traditionen sind für Unternehmen wichtige Bestandteile. Nicht zuletzt bedienen sich Marketing- und Kommunikationsabteilungen an historisch relevanten Themen, die das Archiv für sie aufbereitet und zur Verfügung stellt.
Die GUG unterstützt Unternehmen bei der Bewertung und Erschließung archivwürdiger Unterlagen bis hin zu deren Übernahme in das Archiv. Ihre Angestellten verzeichnen Archivalien und lagern sie bestandswahrend, um sie dauerhaft nutzbar zu machen. Die GUG steht zur Seite bei den Themen Notfallvorsorge, Archivsoftware und Archivrichtlinie und berät die Firmen bei der Auswahl der passenden Räumlichkeiten. Moderne Ansätze zum Archiv 4.0 gehören ebenso dazu. Die GUG will damit das Thema Nachhaltigkeit in Archiven weiter voranbringen.

Von der Beratungstätigkeit über Schulungen und Workshops bis hin zum Einsatz von Angestellten vor Ort in Vollzeit ist die GUG für die Unternehmen da und entwickelt mit ihnen gemeinsam ein Konzept für das passende Archiv. Die GUG wird beauftragt, wenn ein Archiv aufgebaut oder ein schon bestehendes Archiv professionell weitergeführt werden soll.

Aktuelle Archivprojekte:

Augustinum gGmbH, München (Archivaufbau)
Die GUG wurde 2023 von der Augustinum gGmbH beauftragt, ein Unternehmensarchiv für die gemeinnützige Unternehmensgruppe aufzubauen. Dazu werden relevante Akten im gesamten Unternehmen gesucht, zusammengetragen, bewertet und verzeichnet sowie geeignete Räumlichkeiten für die langfristige Archivierung gesucht. Die Arbeit des Archivs wird durch die Einführung einer Archivsoftware professionalisiert und die künftige Übernahme relevanter Unterlagen ins Unternehmensarchiv wird durch die Entwicklung einer Archivrichtlinie organisiert.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch (Beratung), Vernessa Wagner (Beratung und Archiv).
Behn Meyer & Co. (Editionsprojekt)
Das Handelshaus Behn Meyer wurde 1840 in Singapur gegründet. Aus seiner Frühzeit bis in die 1910er Jahre existiert umfangreicher Briefverkehr. Dieser wird im Rahmen eines Editionsprojekts transkribiert, um für die wissenschaftliche Forschung zugänglich gemacht zu werden.

Mitarbeiterin: Christiane Borchert.
Brenntag SE, Essen (Archivbegleitung)
Seit Mai 2023 begleitet die GUG die Brenntag SE beim Aufbau eines professionellen Unternehmensarchivs konzeptuell. Dabei wird die Einführung einer modernen Archivsoftware unterstützt sowie die Erarbeitung einer Archivrichtlinie begleitet. Daneben steht die GUG Brenntag in allen Belangen wie Datenschutz, Archivrecht u.v.a. beratend zur Verfügung.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch.
Curt Mast Jägermeister Stiftung, Klaus-Friedrich-Stiftung, Wolfenbüttel (Archivaufbau)
Seit Januar 2021 baut die GUG jeweils ein Archiv für die Stiftungen der Unternehmerfamilie Mast auf. In diesem Rahmen werden die vorhandenen Akten bewertet, verzeichnet und umgebettet. Parallel dazu werden die Archivrichtlinien für die künftige Übernahme von Akten erarbeitet und historische Dokumentationen zu den Tätigkeiten beider Stiftungen erstellt.

Mitarbeiter: Tobias Stingel-Boecking.
Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. KG, Gerolstein (Archivaufbau)
Eines der ersten Archivprojekte der GUG ist seit 2012 der Archivaufbau der Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. KG. Hier unterstützen wir den kompletten Aufbau eines neuen Archivs mit Baumaßnahmen sowie bei der Entwicklung einer Archivrichtlinie. Gleichzeitig geht es um die Sammlung, Suche und Digitalisierung archivwürdiger Bestände.

Mitarbeiterin: Dr. Tanja Roos.
Knorr-Bremse AG, München (Archivoptimierung)
Im Dezember 2021 haben die Arbeiten zur Optimierung des Archivs der Knorr-Bremse AG begonnen. Diese umfassen die (Neu-)Bewertung, Verzeichnung und Umbettung der Archivalien sowie die Erstellung einer Archivtektonik und einer Archivrichtlinie.

Mitarbeiterin: Vernessa Wagner.
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin (Archivoptimierung)
Die GUG mbH berät die KPMG bei allen Fragen rund um das Unternehmensarchiv und betreut die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beim Umgang mit historisch relevanten Themen. Seit 2011 wird hier das historische Archiv optimiert. Auch bei der Entwicklung einer Archivrichtlinie hat die GUG mitgewirkt.


Mitarbeiterin: Dr. Andrea H. Schneider-Braunberger.
Nürnberg Institut für Marktentscheidungen e.V., Nürnberg (Archivweiterentwicklung)
Das Nürnberg Institut für Marktentscheidungen (NIM) hat die GUG beauftragt, sein schon bestehendes Archiv weiterzuentwickeln und umfassend zu digitalisieren. Mit Hilfe von Texterfassung sollen die Studien und Konzepte zur Marktforschung für die wissenschaftliche Auswertung erschlossen werden. Dazu soll die Geschichte des NIM im Rahmen einer kleinen Ausstellung aufbereitet werden.

Zur Seite des NIM geht es hier: https://www.nim.org/

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch, Tim Dielmann.
RUD. IBACH SOHN GmbH & Co. KG, Düsseldorf (Archivbetreuung)
Die GUG mbH unterstützt den ehemaligen Piano-Hersteller bei allen Fragen rund um die Betreuung des firmeneigenen Archivs sowie bei Recherche-aufträgen. Hierzu gehören die Verzeichnung von Archivalien, die Findbuch-bearbeitung sowie die Archivierung digitaler Medien.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch.
Wintershall Dea AG, Kassel (Archivweiterentwicklung)
Die GUG unterstützt die Wintershall Dea AG seit 2023 beim Aufbau ihres Unternehmensarchivs. Ziel ist sowohl die Aufarbeitung der Archivbestände der beiden Vorgängerunternehmen als auch die Regelung der zukünftigen DSGVO-konformen Archivierung im Gesamtunternehmen. Zu diesem Zweck soll neben der Bearbeitung der Bestände auch eine entsprechende Archivrichtlinie entwickelt werden.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch (Beratung), Rafael de Santana Nitz, Jeannot Fritschen (Archiv).
Zoologische Gesellschaft Frankfurt von 1858 e.V., Frankfurt am Main (Archivoptimierung)
Die GUGmbH berät seit 2023 die ZGF bei der Professionalisierung und Strukturierung ihres Archivs. Der Fokus liegt dabei auf der Erarbeitung von Arbeitsprozessen für die Abgabe von Unterlagen an das Archiv sowie die Erarbeitung einer passenden Archivtektonik und Digitalstrategie.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch.

Abgeschlossene Archivprojekte:

adidas AG, Herzogenaurach (Archivaufbau)
Der von 2014 bis 2018 andauernde Aufbau des Dokumentenarchivs der adidas AG in Herzogenaurach stand im Zeichen der klassischen Archivthemen Aktenübernahme, Einführung und Pflege einer Datenbank, Archivrichtlinie und Verzeichnung. Hinzu kam die Unterstützung der GUG bei der Unternehmensgeschichte mit Recherchearbeiten, Interviews und der Betreuung von Historikern
Bankhaus C.L. Seeliger, Wolfenbüttel (Archivverzeichnung und Umbettung)
In Vorbereitung auf ein nun laufendes Buchprojekt wurden im Sommer 2017 die historischen Akten des Bankhauses gesichtet, verzeichnet und umgebettet.
BASF SE, Ludwigshafen am Rhein (Archivberatung)
2010 beriet die GUG die BASF zur Frage der Archivrichtlinie und zum Unternehmensarchiv.
Block Gruppe, Hamburg (Archivaufbau)
Von 2017 bis 2018 unterstützte die GUG die Block Marketing GmbH beim Aufbau des Archivs der Block Gruppe. Hier begannen wir damit, sämtliche historisch relevanten Akten und Objekte des Unternehmens zu sichern, um nachhaltig seine Geschichte zu dokumentieren. Dies geschah durch die Verzeichnung des Marketing-Archivs sowie durch die Optimierung der unternehmenseigenen Datenbank. Zusätzlich unterstützte das Archiv bei den Vorbereitungen für das 50-jährige Jubiläum der Firma Block House.
Block Gruppe, Hamburg (Archivbetreuung)
Von Juli bis Dezember 2020 betreute die GUG das Archiv der Block Gruppe.
BORGERS SE & Co. KGaA, Bocholt (Archivberatung)
Die GUG mbH beriet die Firma Borgers bei der Optimierung des Archivs, der Einführung einer Archivrichtlinie sowie bei der Bewertung des vorhandenen Materials von 2018 bis 2019.
Bosch Thermotechnik GmbH, Wetzlar (Archivumzug)
Von Juli 2016 bis Mai 2017 war die GUG mbH mit der Verlagerung des Buderus-Archivs in Wetzlar in das Bosch Archiv in Stuttgart-Feuerbach beauftragt. Dabei stand die Verzeichnung und Umbettung eines unsortierten Gesamtbestandes im Mittelpunkt.
Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), Berlin (Archivaufbau)
Von August 2019 bis Februar 2020 hat die GUG mit dem Aufbau des Historischen Archivs der BDA begonnen. Die GUG übernahm dabei die Sichtung und Bewertung des Aktenbestands, die Umbettung, Verzeichnung und die Digitalisierung von archivwürdigem Material. Sie unterstützte bei der Entwicklung einer Archivrichtlinie samt Nutzungsordnung sowie bei der Begleitung des Programmierungsprozesses einer Archivsoftware.
Deutsche Lufthansa AG, Frankfurt/Main (Archivoptimierung)
Von Februar 2016 bis Herbst 2019 war die GUG mbH mit der Optimierung des Unternehmensarchivs der Lufthansa betraut. Neben der Sichtung, Bewertung, Verzeichnung und Umbettung des Gesamtbestandes begleitete die GUG das Unternehmen bei den Themen Archivsoftware, Zusammenführung von Datenbanken, Archivrichtlinie und Benutzungsordnung. Als Teil der Historischen Kommunikation beantwortete das Archiv zahlreiche interne und externe Anfragen zu allen Bereichen der Unternehmensgeschichte.
Engelhard Arzneimittel, Niederdorfelden (Archivaufbau)
Im Rahmen der Studie zur Geschichte von Engelhard Arzneimittel unterstützte die GUG 2011 und 2012 beim Aufbau des Archivs der Engelhard Arzneimittel GmbH & Co. KG.
H. Schmincke & Co. GmbH & Co. KG, Erkrath (Archivverzeichnung und Umbettung)
Im Rahmen von Vorrecherchen wurden von 2017 bis 2019 für den Hersteller hochwertigster Künstlerfarben aus Erkrath historisch relevante unternehmenseigene Akten verzeichnet und archivwürdig umgebettet. Die Arbeiten sind Teil von Aktenrecherchen und einer Machbarkeitsstudie als Vorbereitung auf eine wissenschaftliche Studie zur Geschichte des Familienunternehmens.
Krauss Maffei Group, München (Aktenverzeichnung)
Von 2016 bis 2017 war die GUG von der Krauss-Maffei Group mit der Verzeichnung von Arbeiter-Karteikarten beauftragt.
Liebherr-International Deutschland GmbH, Biberach (Archivaufbau)
Im November 2017 begann die GUG mit dem Aufbau des Archivs der Firmengruppe Liebherr. Sie war dabei verantwortlich für die Sammlung von Material, die Verzeichnung des Archivs sowie die Entwicklung einer Archivrichtlinie. Im Dezember 2021 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen und das Archiv in die Hände von Liebherr übergeben werden.
Linde plc, München (Archivoptimierung)
Von 2012 bis Ende 2022 war die GUG mbH am Ausbau und an der Optimierung des Unternehmensarchivs der Linde plc beteiligt. Neben der Organisation des Archivs nach Provenienz, der Beschaffung einer Archivsoftware und der Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei internen und externen Anfragen zu unternehmenshistorischen Themen und Publikationen stand die Verzeichnung von Kernbeständen und die Konservierung von Archivgut durch Digitalisierung im Vordergrund.
LVM Landwirtschaftlicher Versicherungsverein Münster a.G., Münster (Archivaufbau)
Die GUG war von April 2019 bis Dezember 2021 mit dem Aufbau des Unternehmensarchivs der LVM beauftragt. Begonnen wurde mit der Bewertung und anschließenden Verzeichnung des vorhandenen Materials. Die Schwerpunkte lagen unter anderem auf der Einführung einer Archivrichtlinie sowie einer Archivsoftware. Die GUG lieferte im Zuge des Archivaufbaus Informationen für das bevorstehende Fir-menjubiläum. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Archivaufbaus wurde der laufende Betrieb in die Hände der LVM übergeben. Das Archiv wird auch weiterhin durch die GUG beraten.
Mast-Jägermeister SE, Wolfenbüttel (Archivaufbau)
Die GUG mbH baute von 2015 bis 2019 das Historische Archiv der Mast-Jägermeister SE auf. Hierzu gehörte die Sammlung von Material, die Verzeichnung des Archivs sowie die Entwicklung einer Archivrichtlinie. Neben den Akten- und Fotobeständen des Archivs zählte dazu selbstverständlich eine faszinierende Flaschensammlung. Und die vollständige Überlieferung der Kampagne: «Ich trinke Jägermeister, weil...»
Munich Re, München (Archivfortführung)
Von 2015 bis 2018 wurde das historische Archiv von Munich Re von der GUG fortgeführt. Neben der Sammlung von inhouse Aktenmaterial von ca. 1980 bis heute und der Nutzbarmachung des Archivs stand die Entwicklung einer Archivrichtlinie im Vordergrund.
Munich Re, München (Archivfortführung)
Seit Juli 2020 unterstützte die GUG die Weiterentwicklung und Betreuung des Archivs der Munich Re in München. Hierzu gehörten die Verzeichnung von Archivalien ebenso wie die Bearbeitung von Anfragen an das Archiv.
RKW - Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e. V. (Bibliotheks- und Archivaufbau)
Die GUG baute von August 2019 bis Juni 2020 die Bibliothek und das Archiv des 1921 gegründeten Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft auf. Hierzu gehört die systematische Erfassung der Zeitschriftenbestände sowie der vorhandenen und ausgelagerten Alt-Akten, Fotos, Filme etc. Die Entwicklung einer Archivrichtlinie wird die künftige Aufbewahrung historisch relevanter Unterlagen regeln.
Robert Bosch GmbH, Stuttgart (Archivverzeichnung und Umbettung)
Von Mitte Juni 2022 bis März 2023 war die GUG mbH damit beauftragt, das Zwischenarchiv der Bosch GmbH in Stuttgart aufzuarbeiten. Im Wesentlichen bestand die Tätigkeit in der Verzeichnung der Unterlagen sowie ihrer Umbettung für die dauerhafte Archivierung.
Sartorius Corporate Administration GmbH, Göttingen (Archivaufbau)
Der Aufbau des Historischen Unternehmensarchivs begann im Oktober 2016. Sartorius, ein international führender Partner der biopharmazeutischen Forschung und Industrie, blickt dabei auf eine über 150-jährige Geschichte zurück. Neben umfangreichem Aktenmaterial dokumentieren auch eine Vielzahl an Objekten die Entwicklung des aus Göttingen stammenden Unternehmens. Die GUG unterstützte den kompletten Aufbau des Archivs inklusive Baumaßnahmen, die Entwicklung einer Archivrichtlinie sowie die Suche, Sammlung, Verzeichnung und Digitalisierung historisch relevanter Unterlagen. Aus der Zusammenarbeit gingen auch mehrere Publikations-projekte hervor. Seit Mai 2022 wird das Archiv durch Sartorius selbst betreut.
UniCredit Bank AG, München (Bewertung von Archivalien)
Bei der UniCredit in München war die GUG mbH 2017 damit beauftragt, Akten aus der Altregistratur zu bewerten.
Weleda AG, Schwäbisch Gmünd (Archivaufbau)
Von 2021 bis März 2023 betreute die GUG den Aufbau eines modernen Unternehmensarchivs in Kombination mit der Registratur bei der Weleda AG. Dabei wurde neben der Erfassung, Bewertung, Verzeichnung und Umbettung der bestehenden Bestände auch eine Archivrichtlinie für die Übernahme neuer Bestände erarbeitet. Auch wurde die Umsetzung einer Archivsoftware für das historische Archiv und die Registratur in Kooperation mit einem Softwareanbieter umgesetzt sowie größere Registraturbestände umgebettet, um sie langlebiger und platzsparender aufbewahren zu können.