Gesellschaft für Unternehmensgeschichte

Bewahren

Akten ins Archiv? Oder in die Vernichtung? In Zeiten von Digitalisierung und DSGVO besteht häufig große Unsicherheit, wie mit Akten umgegangen werden muss oder darf. Kein Unternehmen muss jedoch aufgrund der DSGVO seine Akten, egal ob sie physisch oder digital vorliegen, alle vernichten. Mit klaren Prozessen und Regularien zur Aktenübernahme in das Archiv sowie deren dauerhafte Aufbewahrung lässt sich die Unternehmensgeschichte auch heute noch für die Zukunft dokumentieren, bei gleichzeitigem Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff. Modern und zukunftsfähig. Die GUG hat hier besondere Kompetenzen aufgebaut und nachhaltige Strategien entwickelt. Wir stehen Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung.

Warum Archiv?

Für die Arbeit von Historiker:innen ist das Unternehmensarchiv eine unerlässliche Institution, die sowohl das historische Erbe des Unternehmens bewahrt als auch die Grundlage für die Aufarbeitung von dessen Geschichte liefert. Gerade in den vergangenen Jahren haben sich mit der Digitalisierung die Rahmenbedingungen für die historische Archivierung grundlegend gewandelt. Diesem Wandel möchte die GUG mit innovativen Ansätzen wie Archiv 4.0 Rechnung tragen.

Dabei geht es keinesfalls nur um die Digitalisierung der vorhandenen Papierbestände, sondern um die Einführung geregelter Abläufe, die die Strukturierung und Archivierung digital erstellter Unterlagen ermöglichen und gleichzeitig gesetzlichen Anforderungen wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und üblichen Archivstandards Rechnung tragen.

Die strukturierte Archivierung von zentralen Unterlagen ermöglicht es, Rechtssicherheit für das Unternehmen zu schaffen, Risiken zu minimieren und bei Anfragen zur eigenen Geschichte sprechfähig zu sein. Gleichzeitig ergibt sich ein praktischer Nutzen daraus, dass keine unnötigen Informationen
unwissentlich für längere Zeit aufbewahrt werden und damit Speicherplatz binden.

Um all dies zu erfüllen, berät die GUG Unternehmen nicht nur in Fragen der archivarischen Erschließung, sondern insbesondere bei der Implementierung grundsätzlicher Archivprozesse sowie der Erfüllung von Grundvoraussetzungen wie der Beschaffung von Archivsoftware, der Auswahl geeigneter Räumlichkeiten
für ein physisches Archiv und der Notfallvorsorge.

Aktuelle Archivprojekte

Augustinum gGmbH, München (Archivaufbau)
Die GUG wurde 2023 von der Augustinum gGmbH beauftragt, ein Unternehmensarchiv für die gemeinnützige Unternehmensgruppe aufzubauen. Dazu werden relevante Akten im gesamten Unternehmen gesucht, zusammengetragen, bewertet und verzeichnet sowie geeignete Räumlichkeiten für die langfristige Archivierung gesucht. Die Arbeit des Archivs wird durch die Einführung einer Archivsoftware professionalisiert und die künftige Übernahme relevanter Unterlagen ins Unternehmensarchiv wird durch die Entwicklung einer Archivrichtlinie organisiert.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch (Beratung), Dr. Vernessa Wagner (Beratung und Archiv).

Behn Meyer & Co. (Editionsprojekt)
Das Handelshaus Behn Meyer wurde 1840 in Singapur gegründet. Aus seiner Frühzeit bis in die 1910er Jahre existiert umfangreicher Briefverkehr. Dieser wird im Rahmen eines Editionsprojekts transkribiert, um für die wissenschaftliche Forschung zugänglich gemacht zu werden.

Mitarbeiterin: Christiane Borchert.

Brenntag SE, Essen (Archivbegleitung)
Seit Mai 2023 begleitet die GUG die Brenntag SE beim Aufbau eines professionellen Unternehmensarchivs konzeptuell. Dabei wird die Einführung einer modernen Archivsoftware unterstützt sowie die Erarbeitung einer Archivrichtlinie begleitet. Daneben steht die GUG Brenntag in allen Belangen wie Datenschutz, Archivrecht u.v.a. beratend zur Verfügung.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch.

Curt Mast Jägermeister Stiftung, Klaus-Friedrich-Stiftung, Wolfenbüttel (Archivaufbau)
Seit Januar 2021 baut die GUG jeweils ein Archiv für die Stiftungen der Unternehmerfamilie Mast auf. In diesem Rahmen werden die vorhandenen Akten bewertet, verzeichnet und umgebettet. Parallel dazu werden die Archivrichtlinien für die künftige Übernahme von Akten erarbeitet und historische Dokumentationen zu den Tätigkeiten beider Stiftungen erstellt.

Mitarbeiter: Tobias Stingel-Boecking.

Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. KG, Gerolstein (Archivaufbau)
Eines der ersten Archivprojekte der GUG ist seit 2012 der Archivaufbau der Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. KG. Hier unterstützen wir den kompletten Aufbau eines neuen Archivs mit Baumaßnahmen sowie bei der Entwicklung einer Archivrichtlinie. Gleichzeitig geht es um die Sammlung, Suche und Digitalisierung archivwürdiger Bestände.

Mitarbeiter: Tim Dielmann.

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin (Archivoptimierung)
Die GUG mbH berät die KPMG bei allen Fragen rund um das Unternehmensarchiv und betreut die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beim Umgang mit historisch relevanten Themen. Seit 2011 wird hier das historische Archiv optimiert. Auch bei der Entwicklung einer Archivrichtlinie hat die GUG mitgewirkt.

Mitarbeiterin: Dr. Andrea H. Schneider-Braunberger.

Ludwig-Erhard-Stiftung
Die Ludwig-Erhard-Stiftung hat die GUG mit der Digitalisierung und Weiterentwicklung ihres auf den Nachlass und die Geschichte von Ludwig Erhard fokussierten Archivs beauftragt. Im Rahmen des Projekts wird eine Archivsoftware eingeführt, die vorhandenen Findmittel in diese überführt und ausgewählte Bestände digitalisiert. Ziel ist der Ausbau des Archivs zu einem Dokumentationszentrum über Ludwig Erhard und sein Wirken.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch, Tim Vesper.

Nürnberg Institut für Marktentscheidungen e.V., Nürnberg (Archivweiterentwicklung)
Das Nürnberg Institut für Marktentscheidungen (NIM) hat die GUG beauftragt, sein schon bestehendes Archiv weiterzuentwickeln und umfassend zu digitalisieren. Mit Hilfe von Texterfassung sollen die Studien und Konzepte zur Marktforschung für die wissenschaftliche Auswertung erschlossen werden. Dazu soll die Geschichte des NIM im Rahmen einer kleinen Ausstellung aufbereitet werden.

Zur Seite des NIM geht es hier: https://www.nim.org/

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch, Tim Dielmann.

RUD. IBACH SOHN GmbH & Co. KG, Düsseldorf (Archivbetreuung)
Die GUG mbH unterstützt den ehemaligen Piano-Hersteller bei allen Fragen rund um die Betreuung des firmeneigenen Archivs sowie bei Recherche-aufträgen. Hierzu gehören die Verzeichnung von Archivalien, die Findbuch-bearbeitung sowie die Archivierung digitaler Medien.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch.

Zoologische Gesellschaft Frankfurt von 1858 e.V., Frankfurt am Main (Archivoptimierung)
Die GUGmbH berät seit 2023 die ZGF bei der Professionalisierung und Strukturierung ihres Archivs. Der Fokus liegt dabei auf der Erarbeitung von Arbeitsprozessen für die Abgabe von Unterlagen an das Archiv sowie die Erarbeitung einer passenden Archivtektonik und Digitalstrategie.

Mitarbeiter: Kai Balazs-Bartesch.

Abgeschlossene Archivprojekte

adidas AG, Herzogenaurach (Archivaufbau)
Der von 2014 bis 2018 andauernde Aufbau des Dokumentenarchivs der adidas AG in Herzogenaurach stand im Zeichen der klassischen Archivthemen Aktenübernahme, Einführung und Pflege einer Datenbank, Archivrichtlinie und Verzeichnung. Hinzu kam die Unterstützung der GUG bei der Unternehmensgeschichte mit Recherchearbeiten, Interviews und der Betreuung von Historikern

Bankhaus C.L. Seeliger, Wolfenbüttel (Archivverzeichnung und Umbettung)
In Vorbereitung auf ein nun laufendes Buchprojekt wurden im Sommer 2017 die historischen Akten des Bankhauses gesichtet, verzeichnet und umgebettet.

BASF SE, Ludwigshafen am Rhein (Archivberatung)
2010 beriet die GUG die BASF zur Frage der Archivrichtlinie und zum Unternehmensarchiv.

Block Gruppe, Hamburg (Archivaufbau)
Von 2017 bis 2018 unterstützte die GUG die Block Marketing GmbH beim Aufbau des Archivs der Block Gruppe. Hier begannen wir damit, sämtliche historisch relevanten Akten und Objekte des Unternehmens zu sichern, um nachhaltig seine Geschichte zu dokumentieren. Dies geschah durch die Verzeichnung des Marketing-Archivs sowie durch die Optimierung der unternehmenseigenen Datenbank. Zusätzlich unterstützte das Archiv bei den Vorbereitungen für das 50-jährige Jubiläum der Firma Block House.

Block Gruppe, Hamburg (Archivbetreuung)
Von Juli bis Dezember 2020 betreute die GUG das Archiv der Block Gruppe.

BORGERS SE & Co. KGaA, Bocholt (Archivberatung)
Die GUG mbH beriet die Firma Borgers bei der Optimierung des Archivs, der Einführung einer Archivrichtlinie sowie bei der Bewertung des vorhandenen Materials von 2018 bis 2019.

Bosch Thermotechnik GmbH, Wetzlar (Archivumzug)
Von Juli 2016 bis Mai 2017 war die GUG mbH mit der Verlagerung des Buderus-Archivs in Wetzlar in das Bosch Archiv in Stuttgart-Feuerbach beauftragt. Dabei stand die Verzeichnung und Umbettung eines unsortierten Gesamtbestandes im Mittelpunkt.

Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), Berlin (Archivaufbau)
Von August 2019 bis Februar 2020 hat die GUG mit dem Aufbau des Historischen Archivs der BDA begonnen. Die GUG übernahm dabei die Sichtung und Bewertung des Aktenbestands, die Umbettung, Verzeichnung und die Digitalisierung von archivwürdigem Material. Sie unterstützte bei der Entwicklung einer Archivrichtlinie samt Nutzungsordnung sowie bei der Begleitung des Programmierungsprozesses einer Archivsoftware.

Deutsche Lufthansa AG, Frankfurt/Main (Archivoptimierung)
Von Februar 2016 bis Herbst 2019 war die GUG mbH mit der Optimierung des Unternehmensarchivs der Lufthansa betraut. Neben der Sichtung, Bewertung, Verzeichnung und Umbettung des Gesamtbestandes begleitete die GUG das Unternehmen bei den Themen Archivsoftware, Zusammenführung von Datenbanken, Archivrichtlinie und Benutzungsordnung. Als Teil der Historischen Kommunikation beantwortete das Archiv zahlreiche interne und externe Anfragen zu allen Bereichen der Unternehmensgeschichte.

Engelhard Arzneimittel, Niederdorfelden (Archivaufbau)
Im Rahmen der Studie zur Geschichte von Engelhard Arzneimittel unterstützte die GUG 2011 und 2012 beim Aufbau des Archivs der Engelhard Arzneimittel GmbH & Co. KG.

H. Schmincke & Co. GmbH & Co. KG, Erkrath (Archivverzeichnung und Umbettung)
Im Rahmen von Vorrecherchen wurden von 2017 bis 2019 für den Hersteller hochwertigster Künstlerfarben aus Erkrath historisch relevante unternehmenseigene Akten verzeichnet und archivwürdig umgebettet. Die Arbeiten sind Teil von Aktenrecherchen und einer Machbarkeitsstudie als Vorbereitung auf eine wissenschaftliche Studie zur Geschichte des Familienunternehmens.

Knorr-Bremse AG, München (Archivoptimierung)
Von Ende 2021 bis Ende 2024 hat die GUG die Professionalisierung des Archivs der Knorr-Bremse AG begleitet. Dazu gehörten die (Neu-)Bewertung der vorhandenen Archivalien, die Verzeichnung und Umbettung archivwürdiger Unterlagen sowie die Erstellung einer Archivtektonik und einer Archivrichtlinie.

Krauss Maffei Group, München (Aktenverzeichnung)
Von 2016 bis 2017 war die GUG von der Krauss-Maffei Group mit der Verzeichnung von Arbeiter-Karteikarten beauftragt.

Liebherr-International Deutschland GmbH, Biberach (Archivaufbau)
Im November 2017 begann die GUG mit dem Aufbau des Archivs der Firmengruppe Liebherr. Sie war dabei verantwortlich für die Sammlung von Material, die Verzeichnung des Archivs sowie die Entwicklung einer Archivrichtlinie. Im Dezember 2021 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen und das Archiv in die Hände von Liebherr übergeben werden.

Linde plc, München (Archivoptimierung)
Von 2012 bis Ende 2022 war die GUG mbH am Ausbau und an der Optimierung des Unternehmensarchivs der Linde plc beteiligt. Neben der Organisation des Archivs nach Provenienz, der Beschaffung einer Archivsoftware und der Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei internen und externen Anfragen zu unternehmenshistorischen Themen und Publikationen stand die Verzeichnung von Kernbeständen und die Konservierung von Archivgut durch Digitalisierung im Vordergrund.

LVM Landwirtschaftlicher Versicherungsverein Münster a.G., Münster (Archivaufbau)
Die GUG war von April 2019 bis Dezember 2021 mit dem Aufbau des Unternehmensarchivs der LVM beauftragt. Begonnen wurde mit der Bewertung und anschließenden Verzeichnung des vorhandenen Materials. Die Schwerpunkte lagen unter anderem auf der Einführung einer Archivrichtlinie sowie einer Archivsoftware. Die GUG lieferte im Zuge des Archivaufbaus Informationen für das bevorstehende Fir-menjubiläum. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Archivaufbaus wurde der laufende Betrieb in die Hände der LVM übergeben. Das Archiv wird auch weiterhin durch die GUG beraten.

Mast-Jägermeister SE, Wolfenbüttel (Archivaufbau)
Die GUG mbH baute von 2015 bis 2019 das Historische Archiv der Mast-Jägermeister SE auf. Hierzu gehörte die Sammlung von Material, die Verzeichnung des Archivs sowie die Entwicklung einer Archivrichtlinie. Neben den Akten- und Fotobeständen des Archivs zählte dazu selbstverständlich eine faszinierende Flaschensammlung. Und die vollständige Überlieferung der Kampagne: «Ich trinke Jägermeister, weil...»

Munich Re, München (Archivfortführung)
Von 2015 bis 2018 wurde das historische Archiv von Munich Re von der GUG fortgeführt. Neben der Sammlung von inhouse Aktenmaterial von ca. 1980 bis heute und der Nutzbarmachung des Archivs stand die Entwicklung einer Archivrichtlinie im Vordergrund.

Munich Re, München (Archivfortführung)
Seit Juli 2020 unterstützte die GUG die Weiterentwicklung und Betreuung des Archivs der Munich Re in München. Hierzu gehörten die Verzeichnung von Archivalien ebenso wie die Bearbeitung von Anfragen an das Archiv.

RKW - Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e. V. (Bibliotheks- und Archivaufbau)
Die GUG baute von August 2019 bis Juni 2020 die Bibliothek und das Archiv des 1921 gegründeten Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft auf. Hierzu gehört die systematische Erfassung der Zeitschriftenbestände sowie der vorhandenen und ausgelagerten Alt-Akten, Fotos, Filme etc. Die Entwicklung einer Archivrichtlinie wird die künftige Aufbewahrung historisch relevanter Unterlagen regeln.

Robert Bosch GmbH, Stuttgart (Archivverzeichnung und Umbettung)
Von Mitte Juni 2022 bis März 2023 war die GUG mbH damit beauftragt, das Zwischenarchiv der Bosch GmbH in Stuttgart aufzuarbeiten. Im Wesentlichen bestand die Tätigkeit in der Verzeichnung der Unterlagen sowie ihrer Umbettung für die dauerhafte Archivierung.

Sartorius Corporate Administration GmbH, Göttingen (Archivaufbau)
Der Aufbau des Historischen Unternehmensarchivs begann im Oktober 2016. Sartorius, ein international führender Partner der biopharmazeutischen Forschung und Industrie, blickt dabei auf eine über 150-jährige Geschichte zurück. Neben umfangreichem Aktenmaterial dokumentieren auch eine Vielzahl an Objekten die Entwicklung des aus Göttingen stammenden Unternehmens. Die GUG unterstützte den kompletten Aufbau des Archivs inklusive Baumaßnahmen, die Entwicklung einer Archivrichtlinie sowie die Suche, Sammlung, Verzeichnung und Digitalisierung historisch relevanter Unterlagen. Aus der Zusammenarbeit gingen auch mehrere Publikations-projekte hervor. Seit Mai 2022 wird das Archiv durch Sartorius selbst betreut.

UniCredit Bank AG, München (Bewertung von Archivalien)
Bei der UniCredit in München war die GUG mbH 2017 damit beauftragt, Akten aus der Altregistratur zu bewerten.

Weleda AG, Schwäbisch Gmünd (Archivaufbau)
Von 2021 bis März 2023 betreute die GUG den Aufbau eines modernen Unternehmensarchivs in Kombination mit der Registratur bei der Weleda AG. Dabei wurde neben der Erfassung, Bewertung, Verzeichnung und Umbettung der bestehenden Bestände auch eine Archivrichtlinie für die Übernahme neuer Bestände erarbeitet. Auch wurde die Umsetzung einer Archivsoftware für das historische Archiv und die Registratur in Kooperation mit einem Softwareanbieter umgesetzt sowie größere Registraturbestände umgebettet, um sie langlebiger und platzsparender aufbewahren zu können.

Wintershall Dea GmbH, Kassel (Archivaufbau und -weiterentwicklung)
Die GUG unterstützte die Wintershall Dea GmbH von 2023 bis März 2025 beim Aufbau ihres Unternehmensarchivs. Es wurden die vorhandenen Archiv-bestände der beiden Vorgängerunternehmen Wintershall und DEA aufgearbeitet, verzeichnet und umgebettet. Außerdem begleitete die GUG die Übergabe des Archivs an das Hessisches Wirtschaftsarchiv sowie die Migration der Bestandsdaten, als die Produktion von Wintershall Dea verkauft und die Hauptverwaltung in Kassel geschlossen wurde.